9 月13日 晚7：00，为了迎新工作的顺利进行，学生处孙传辉老师组织迎新生志愿者在工艺美院长清校区四合堂召开会议，部署迎新工作。

  志愿者被分成三组，一组在校内服务，由学生处金伟副处长领队，王新萍任组长。主要负责以下工作：第一，粘贴指示牌。在校内各大门口处以及道路旁粘贴指示牌，以便于新生及家长的进入。对于入校车辆要停放在指定位置，这有利于迎新工作有序、安全地进行。第二，新生行李的搬运。这期间各志愿者充分发挥自己的职责，积极主动地为新生服务。主动搬运行李，热情地回答他们的问题。

另外两组负责校外迎新。二组由孙传辉老师带领去火车站迎接；三组由解恒岩老师带领前往汽车站迎接新生，切实为新生提供便捷的服务。

孙传辉老师还对迎新志愿者提出了具体工作要求。第一，各志愿者统一服装，由学生处准备的红色体恤以及红帽子，并佩戴绶带。第二，要服从老师的安排，积极主动、认真负责的工作，给新生做好咨询工作。拿出自己的那份热情去服务，把最好的一面呈现给家长及新生，全面展示我校大学生的精神风貌。第三，志愿者以服务为目的，但是切记把安全放在首位。切勿自己单独行动，组员之间相互照应。同时自带雨伞，以防天气变化。

会议结束后，各组的成员聚在一起相互交流、充分准备，为9月14日迎新工作做好了一切准备。